24 Nis 2015

ANADOLU FİRMALARINDA MARKALAŞAMAMA VE KURUMSALLAŞAMAMA NEDENLERİNE DAİR ARAŞTIRMA RAPORU

0 Yorum

Önsöz

Değerli vergi mükellefleri ve yöneticiler;

Söze öncelikle; ofisimiz hakkında kısa bir bilgilendirme ile başlamak istiyorum.

Ofisimizi; 2004 yılında, Ankara‘da, “mali müşavirlik” hizmeti vermek üzere kurduk. Aynı yılın Aralık ayında, bu hizmeti almak için ofisimize gelen bir vergi mükellefi; “mali müşavirlik” hizmetinin yanı sıra, “vergi danışmanlığı” ve “kurumsal danışmanlık” hizmetlerini de talep etti. Her ne kadar, “kurumsal danışmanlık” alanında deneyimimiz olmadığını belirttiysek de bu konudaki ısrarlı talebi karşısında, önerisini kabul ettik. Böylece; ofisimiz kendi kimliğini bulmuş oldu ve kurulmasının ikinci yılından itibaren, hem “mali müşavirlik” hem de “kurumsal danışmanlık” hizmetlerimizi sürdürdük.

Yeri gelmişken, sözün bu noktasında; bizi cesaretlendiren ve bize yepyeni bir ufuk açan, sevgili Erdal ŞANLI’ya teşekkür ediyorum.

İlerleyen yıllarda; ofisimizde, gerek bu hizmetlerin kalitesini, gerekse nitelikli çalışanların sayısını arttırarak, bugüne kadar geldik ve hâlen, “Mali Müşavirlik”, “Denetim” ve “Şirket Koçluğu” olmak üzere, üç ana başlık altında hizmet veriyoruz.

Diğer yandan; Türkiye’de özellikle 2008 yılından itibaren başlayan ‘finansal yapı bozulmaları’nı da dikkate alarak, 2014 yılında, Anadolu firmalarının, “Türkiye çapında birer marka olamamaları”nın ve “kurumsallaşamamaları”nın nedenlerini saptamaya yönelik bir araştırma yapma ve sonuçlarını da bir rapor hâlinde sunma gereğini duydum.

Bu raporu hazırlamak için, ofiste değil, bizzat sahada araştırma yapmanın daha bilimsel olacağı gerçeğinden yola çıkarak, Ankara–Yenimahalle’de bulunan Ostim Sanayi Bölgesi, Sincan’da bulunan Ankara Sanayi Odası – 1. ve 2. Organize Sanayi Bölgeleri ve yine Ankara’nın Temelli ilçesinde bulunan Ankara Sanayi Odası – 3. ve 4. Organize Sanayi Bölgeleri’nde; fabrika sahipleri ve inşaat firmalarının yöneticileri ile bire bir görüşerek, anket yaptım. Bu ankette sorduğumuz sorulara, raporumuzun ilerleyen bölümlerinde yer vereceğim.

Bu vesileyle; raporumuzu hazırlamamızda yardımcı olan bütün girişimcilere ve yöneticilere, çalışmamıza gösterdikleri duyarlılık ve ayırdıkları değerli zamanları için, ayrıca teşekkür ediyorum.

Araştırma raporumuzun, bütün girişimcilere ve yöneticilere katkı sağlaması dileğiyle.

Özkan UZEL
Bağımsız Denetçi ve Mali Müşavir


Amaç:

Araştırma raporumuzun amacı; siz ‘vergi mükellefleri’ ve ‘yöneticiler’e; “dünya ticaret anlayışının nasıl değiştiği”, “sürekli gelişen bilgi ve iletişim sistemlerinin, sizi nasıl etkilediği”, “yeni geliştirilen ve hâlen uygulanmakta olan satış teknikleri”, “markalaşmanın önemi”, “kurumsal kimlik oluşturmanın avantajları”, “kültürel boyuta da sahip ve tıpkı bir organizma gibi ‘yaşayan’ şirket oluşturma yöntemleri”, “aile şirketi içindeki görev dağılımları” konularında, elimizden geldiğince ışık tutmaktır.

Burada şunu da belirtmek isterim: Bütün bu anket sorularını kendim hazırladığım gibi, yaklaşık iki ay boyunca, bütün firma sahipleri ve yöneticilerle de kendim görüştüm.

 

Araştırma Anketimizin Soruları, Açıklamaları ve Ortaya Çıkan Tablolar:

Anketimizde ilk olarak, “Firmanızda AR–GE veya yaratıcı ekibiniz var mı?” sorusunu yönelttik:

Üretim sürecinde, hem birim maliyetin düşmesini, hem kalitenin yükselmesini sağlayan AR–GE; uluslararası ticarî ilişkiler yönünden de son derece önemlidir.

Günümüzde, neredeyse takip edilmesi bile zor yükseklikte bir hızla gerçekleşen teknolojik değişimler doğrultusunda; işgücü ve sermaye birikimi de birçok iş kolunda ön plana çıkmıştır. Şirketler; gerek ülke içinde, gerekse ülke dışında, rakipleriyle mücadele edebilmek ve pazar paylarını artırabilmek için, daima dinamik kalmaya ve yenilikleri takip etmeye mecburdur.

Şunu da göz ardı etmemek gerekir ki; uluslararası ticarette en büyük paya sahip olan ülkeler; teknolojik gelişmelere en fazla kaynak ayıran, en güçlü şirketleri ve en büyük bankaları ellerinde tutan toplumlardır. Dolayısıyla; dünya genelinde markalaşmış firmaları gözlemlediğimizde, üretimlerini veya satışlarını arttırarak, yenilikçi model gelişimi için AR–GE veya yaratıcı ekipleri olduğunu görüyoruz.

Aslında bu ekipler; satış için olduğu kadar, üretimlerinin ve projelerinin dünya değişimini yakalaması için, şirketlerin en önemli birimleri arasında yer almaktadır. Örnek verecek olursak; VESTEL, ARÇELİK, TÜRK TRAKTÖR, HİDROLİFT, BÜROSAN, ÜLKER gibi firmalar, bunun en açık örneklerinden sadece bazıları… Belki de şu anda “Onlar zaten Türkiye’nin en iyi markaları…” diye düşünüyor olabilirsiniz… Fakat; hatırlayın ve unutmayın ki; bu şirketler de ilk kurulduklarında küçük üreticilerdi ve son 30 yıl içerisinde, önce Türkiye, ardından da dünya markası oldular.

Yaptığımız araştırmada; firmaların %95’inde AR–GE birimi olmadığını, bu birimin olmayışının yarattığı boşluğun, firma sahiplerince doldurulmaya çalışıldığını gördük. Elbette; bu birimlerin, ticari kaygılar yüzünden oluşturulmadıklarını da gözlemledik. Bir başka gözlemimiz ise; firma sahiplerinin, ürettikleri ürüne ait bilgi ve belgelerin dışarıya sızmaması için de böyle bir birim oluşturmadıklarıydı. Ne yazık ki; firma sahiplerinin bu konudaki kaygılarında haklılık payının yüksek olduğunun da farkındayız.

Ancak, bir başka açıdan bakıldığında; firma sahiplerinin, söz konusu birimleri nasıl kurabilecekleri konusunda, bilgi eksikliği sıkıntısını duyduklarını da karşılıklı olarak dile getirdiğimizi belirtelim.

Ayrıca; bu birimlerin oluşturulmasından itibaren, yılda en az 100 bin TL civarında bir maliyet gerektirmesinin de firma sahiplerini bu konuda çekimser davranmaya ittiğini göz ardı etmemek durumundayız.

Fakat, bize göre; ulusal ya da uluslararası boyutta markalaşmak konusunda, isteyen firma sahipleri, bir karar vermek durumundadır: Var olan yapıyı korumak mı, kendi üretim alanında önce ‘ulusal’, sonra da ‘uluslararası’ pazara girmek mi?

Eğer verilecek karar “büyümek ve üretilen ürün veya hizmet alanındaki kulvarda adından söz ettirmek” ise; ilk yapılması gereken, bu birimleri oluşturmaktır. Atılacak bu adımla; maliyetlerin yükseleceği değil, markalaşma konusunda bir adım önde olunacağı unutulmamalıdır. Ayrıca; rakip firmaların da bir adım önünde veya onlarla eşit şartlarda rekabet etmeye başlanacağı da göz ardı edilmemelidir. Firmanın bu iş için ayıracağı payın, sadece ve sadece ilk yıl için 100 bin TL olacağını; ilk yıldaki bu maliyetin ikinci yılda tekrar geri kazanılacağını ya da ikinci yıl aynı maliyetin olmayacağını da hesaba katmakta yarar var.

Kısacası; bu adımın, firmayı ‘geriye’ değil, daha ileriye götüreceğini düşünmek gerekmektedir. Çünkü firma sahipleri bu birimi oluşturduklarında, artık kendilerine biraz daha fazla zaman ayırabileceklerdir. Bu zamanı, pazarlama alanına yönlendirebilir veya ailesi ile dostlarına ayırarak, yılların yorgunluğunu hafifletebilirler.

Bu noktada firma yöneticilerine de bir sorumuz olacak: Yılda kaç gün tatil yapabiliyorsunuz? “Bir haftadan fazla tatil yapmıyoruz.” veya “Hiç tatil yapmıyoruz.” diyenlerin sesini duyar gibiyiz… Oysa tatiller, sizin ödülünüzdür. Belki yaptığınız ihracat kimseden takdir almadı; belki ülkeye döviz girdisi yaptığınız için ya da üretmiş olduğunuz ürünün, birçok insan açısından, daha kullanışlı veya maddî anlamda daha uygun olması konularında da kimse size teşekkür etmeyi düşünemedi… Muhtemelen, “sanayici” olmak, her beş yılda bir, kazandığınızı kaybetmek yada belirli dönemlerde sıfırlanıp yeniden güçlenmek gibi bir durum olabilir. Belki de sizi mutlu kılan işiniz, çalışanlarınız, tedarikçileriniz veya müşterileriniz –hangisi olursa olsun– “sanayici” olmak, doğayla mücadele etmek gibi bir iştir… Sizi anlamak zor; çünkü Türkiye’de sanayici olmak, –özellikle son on yıldır– hayli zor… Bir taraftan devlet baskısı, diğer taraftan rekabet şartları, öbür yandan ithalatı kolaylaştıran ve teşvik eden politikalar doğrultusundaki yasa, tüzük veya yönetmelik değişiklikleri ile kararnâmeler… Doğrusu, işiniz ve dolayısıyla da yaşantınız, hiç kolay değil! En zor olanı da sizden ihracat yapmanız ve marka yaratmanız istenirken; üretim alanınızdaki girdilerin fiyat artışlarında, destekten yoksun bırakılmanız ve sanki piyasa koşullarında hiçbir değişiklik olmamış gibi davranılması…

Kıssadan hisse çıkarmak ve sizi daha fazla yormamak adına; bütün bu olumsuzluklar içerisinde bile; ‘geri planda kalmak’ yerine, önde ve öncü olmak için, bu birimleri oluşturmanızda, şirketinizi geleceğe taşımak adına önemini, bir kez daha vurgulama gereğini duyuyoruz. Unutmadan… Çalışanlarınızla “gizlilik ve rekabet anlaşması” yapmayı da sakın ihmâl etmeyin…

 

Anketimizde ikinci olarak, “Firmanızın pazarlama birimi var mı?” sorusunu sorduk:

Pazarlama; ticarete konu olan “bir ürünü, malı ya da hizmeti, satışını geliştirmek amacıyla tanıtma”yı, “paketleme”yi, “piyasa gereksinimlerini belirleyip karşılama”yı ve “müşteri portföyünün potansiyel talebini o ürün, mal ya da hizmete yönlendirebilecek satış elemanlarının yetişmesi”ni de içeren etkinliklerin bütününü ifade eder. Bir başka ifadeyle de “Ticarî anlamda kişisel ve örgütsel amaçlara ulaşmayı sağlayabilecek değiş-tokuşu gerçekleştirmek üzere; malların, hizmetlerin ve fikirlerin geliştirilmesi, fiyatlandırılması, tutundurulması ve dağıtılmasına ilişkin planlama ve uygulama süreci”ne Pazarlama denir.

Bu ön açıklamadan sonra; yine firmaların % 87’sinin, şirket içi pazarlama biriminin olduğunu, fakat sadece ulusal pazarda satış yaptıklarını tespit ettik. Aynı zamanda araştırmamız; firma yöneticilerinin önemli bir bölümünün, pazarlama birimi ile ortak çalıştıklarını veya pazarlama biriminde görev aldıklarını ortaya koydu. Maalesef; girişimciler, üretilen ürün veya hizmet için, yeterli alan bulamamış durumdalar. Devlet politikalarının bu konuda yetersiz kalması nedeniyle; ilgili satışlar, sadece firmanın kendi emek ve çabaları ile bulunduğu konuma gelmiş bulunuyor. Son dönemlerde, her sektör, kendi branşı üzerinden sivil toplum kuruluşları (yani, dernekler) kurup üyelerine, bu sivil toplum kuruluşları üzerinden satış eğitimi vererek, ulusal düzeyde pazarlama ve uluslararası ihracat odaklı satışlar için, katkı sağlamaya çalışmaktadır.

Araştırmamız; firmaların bir bölümünün de pazarlama birimine yeteri kadar önem vermediğini göstermektedir. Pazarlama birimini önemli kılan, sadece üretilen mal ya da hizmetin satışını artırmak mıdır? Bu sorunun cevabını vermeden önce; söz konusu bazı firma yöneticilerinin, “pazarlama birimi ve satış” ilişkisine nasıl bir yaklaşım sergilediklerine dikkat etmek gerek. Firma yöneticilerinin bir kısmı, pazarlama birimi ve satış ilişkisi konusunda, rakamları dikkate almakla yetinmektedir. Bu durumda; gerekli bilgi donanımına sahip olamayan pazarlama birimi; ‘satılan ürünün ne olduğu’, ‘avantajları’, ‘nasıl bir ürün olduğu’, ‘pratikte sağlayacağı kolaylıklar’ ve ‘maliyet açısından taşıdığı önem’ konularında, tüketiciyi ya da potansiyel müşteriyi ikna edecek yeterliliğe de sahip olamamaktadır. Firma sahiplerinin ve yöneticilerinin yapması gereken; öncelikle, pazarlama ekibine nasıl satış yapması gerektiği konusunda eğitim vermek veya eğitim aldırmaktır. Çünkü sattığı ürünü tanımayan bir pazarlama elemanının, o ürünü tüketiciye ya da potansiyel müşteriye tanıtması ve belli bir talep yaratması da beklenemez.

Sonuçta; pazarlama ekibinin her bir bireyi, ürünü veya hizmeti satarken, ilgili ürünün veya hizmetin reklamını ve piyasada tutunmasını sağlayabilecek bilgi donanımına sahip olmalıdır. Zira, tüketiciler bir ürünü alırken; bire bir ve yüz yüze iletişim ve bilgilenme noktası olarak, o ürünü tanıtan kişilere sorar veya –günümüzün koşullarını da hesaba katarsak– elektronik ortamda araştırır.

Şimdi sıra, “Pazarlama birimini önemli kılan, sadece üretilen mal ya da hizmetin satışını artırmak mıdır?” sorusunun cevabında… Cevap, kısaca “Hayır”… Pazarlama’nın, “sadece satış yapmak değil, satış sonrası kalite ve güveni de vermek” oluşundan yola çıkarak, pazarlama biriminin de şirketi geleceğe taşıma hedefinde, önem arz eden birimlerin başında geldiği, gayet açık bir gerçektir.

Bu noktada, pazarlama alanında deha kabul edilen Seth GODIN’in sözlerine yer vermekte de yarar görüyoruz. Şöyle diyor Seth GODIN: “Endüstri ekonomisi; sizin, söyleneni en iyi şekilde yerine getirmenizi gerektiriyordu. 20. yüzyıl boyunca bu yöntemle önemli başarılar elde edildi. Oysa artık ‘endüstriyel ekonomi’den ‘bağlantı ekonomisi’ne geçtik. İnternet etkisiyle oluşan ‘yeni dünya’; pazarlama alanında da yaygın reklam ve tanıtımın hegemonyasını kırdı. En meşhur markalar; ortalama insana, ortalama ürünler sunanlar değil. Bugün artık kimse, diğerlerinin aynısı olan bir ürünü satın almak istemiyor.”

Seth GODIN’in firma yöneticilerine tavsiyesi ise; “Sürüngen beyine karşı çıkın; kabilenizi bulup ona liderlik edin.”

Artık ortak ilgi alanlarının oluşturduğu kabileler halinde yaşadığımızı belirten Seth GODIN; internet ağı daha güçlü hale geldikçe, daha fazla insanın bağlantılar kurmak üzere bu ağa katıldığını söylüyor. Kendine has özellikleriyle farklılaşan bu “kabile” türü topluluklarda, liderliğe ihtiyaç olduğunu belirten GODIN; dinleyicilere, “Kendinizi ait hissettiğiniz kabile hangisiyse, bulun ve ona liderlik edin.” önerisinde bulunuyor.

‘Bağlantı ekonomisi’nde koordinasyon, güven, izin ve fikir alışverişi ile değer yaratıldığını ifade eden GODIN; bütün bunların, cömertlik ve sanat temellerine dayandığını belirterek, pazarlama profesyonellerini, “‘Benim işim patronumu mutlu etmek, bana söyleneni yapmak’ diyemezsiniz… Sürünün bir parçası olmak istemiyorsanız; siz de ‘Başını yerden kaldırma!’ diyen sürüngen beyine karşı çıkmalısınız.” sözleriyle, harekete geçmeye davet ediyor.

Yine, bir başka ‘pazarlama gurusu’ olan ve Genius Works’un kurucusu ve pazarlama uzmanı Peter FISK’e göre; gelecek dönemdeki bütün önemli gelişmelerin mimarı, pazarlamacılar olacak. İçinde yaşadığımız dönemde basitliğin para getirdiğine ve dünyada güç dengelerinin değiştiğine vurgu yapan FISK, şöyle diyor: “Pazarlamacı olmak için en ideal dönemde yaşıyoruz. Sayısız kategoride sonsuz pazarlama fırsatları mevcut. Öte yandan değişen dünya dengeleri de pazarlamada öne çıkan ülkelerin sıralamasını değiştirecek gibi görünüyor. Güç artık Batı’dan Doğu’ya geçiyor. Gelişmekte olan ülkeler sahip oldukları genç nüfus ve kültür potansiyeliyle yeni dönemin yıldızları olacak. Gelişmekte olan ülkeler artık düşük maliyetli tedarik ve düşük bütçeli müşteri kaynağı olmayacak. Bu piyasalar insanlara duygusal olarak seslenen pazarlama stratejilerine ağırlık verirse kazanan onlar olacak.”…

Ülkemizde pazarlama birimlerine neden yatırım yapılmadığını kendimize sorduğumuzda; bu birimin yapılanmasında size katkı sağlayacak kişilerin olmaması, öncelikli nedenler arasında bulunuyor. Oysa; bu tür uygulamalar, kurumsal veya uluslararası firmalarda daha ön planda tutuluyor. Pazarlama birimini kendi içinde başarılı bir hale getiremeyen firmalar için; danışmanlık almanın en doğru çözüm yolu olduğunu unutmamak gerek. Uluslararası firmalar; kendi ülkelerinde, gelirlerinin %5’i ilâ %10’unu, danışmanlık almak için gereken bütçe olarak ayırmaktalar. İyi bir pazarlamacı olmak; gayet iyi bir üretici, girişimci veya yönetici olmanın doğal bir uzantısı ya da sonucu değildir. Çünkü, “pazarlama”; ayrı bir uzmanlık, deneyim ve bilgi gerektirir.

İşte bu nedenlerden dolayı; girişimci veya firma yöneticisinin, objektif (tarafsız) bir bakış açısıyla, kendisini başarılı bulmadığı noktalarda, ya bu iş için uzman bir ekip istihdam etmesi ya da bu birimleri oluşturmak için danışmanlık alması, izlenebilecek en doğru yöntemdir. Sonuçta; “herkes her şeyi çok iyi bilecek” diye bir durum söz konusu değil…

Ayrıca; ticaretin geleceğinin, pazarlama ve pazarlama modellerinde olduğunu size bir kez daha hatırlatmakta yarar görüyoruz.

 

Anketimizde üçüncü olarak, “Firmanızda ‘Koordinatör’ veya ‘CEO’ var mı?” sorusunu sorduk:

Fransızca kökenli bir sözcük olan ‘Koordinatör’ün anlamı; “çeşitli işler arasında düzen ve uyumu sağlayan kimse”yi ifade eder ve Türkçe karşılığı, “eşgüdümcü”dür.

İngilizce ‘Chief Executive Officer’ unvanının kısaltması olan ‘CEO’ ise; “İcra Kurulu Başkanı” demektir.

Türkiye’de firmalar zaman içinde büyüdü, iş kolları yaygınlaştı ve yeni işletme modellerine ihtiyaç duyuldu. 2000’li yılların başına kadar ‘koordinatör’ deyimi kullanıldı. Ancak; isimden de anlaşıldığı gibi, ‘koordinatör’, ‘koordinasyonu sağlayan kişi’dir. Yaptırım ve yürütme gücü zayıftır. Oysa Chief Executive Officer, yani CEO; ‘yürütmenin başı, her şeyi planlayan ve uygulayan kişi’dir. CEO; firmasının geleceğini inşâ ederken, her türlü kaynağı en akıllı ve verimli bir şekilde kullanan, firmasını gelişmelere göre konumlandıran, firmanın başarılarından veya başarısızlıklarından birinci derecede sorumlu olan kişidir.

Üreticiler bir makine imal edebilir ya da inşaatçılar bir inşaat işini yapabilir. Fakat işler büyüdükçe kontrol etmek son derece zorlaşır ya da finans yapısı, artık kontrol edilemez hâle gelebilir.

Başka bir açıdan bakacak olursak; firmanın karşısına zaman zaman çıkan fırsatların görülebilmesi için, zamana ve en önemlisi de stratejik düşünmeye ihtiyaç duyulabilir.

Peki, firmanızın satış, pazarlama, üretim, insan kaynakları, çalışanlar ve daha pek çok unsuru açısından düşündüğünüzde; girişimci ya da firma yöneticisi olarak; sizde bunlardan hangi biriyle ya da kaçıyla ilgilenecek kadar enerji kalabilir!? Bu durumda; size en büyük yarar sağlayacak kişiler, Koordinatör veya CEO’lardır. Sizin göremediğinizi görmeyi onlardan beklemelisiniz. Sizin yerinize, onların; daha başarılı ekipler kurarak, firmanızı geleceğe taşımalarını isteyebilirsiniz. Firmanızın bir orkestra olduğunu düşünün… Siz; ya o orkestrayı yönetmek istersiniz ya da orkestrayı yöneten kişilere notaları vermek istersiniz. Elbette tercih sizindir ama unutmayınız ki, orkestranın dinletisinden sonra, insanlar, bu parçaların kimin olduğuna önem verdiği kadar, orkestrayı yöneten kişileri de konuşurlar.

Biz size, konunun daha iyi anlaşılması açısından, bir örnekle anlatım yapmaya çalıştık. Ancak, ne yazık ki; araştırmamız sırasında, firmaların % 98’inde Koordinatör veya CEO’nun olmadığını gördük. Firmaların bütün yükleri, maalesef, firma sahiplerinin üzerinde görünüyor. Oysa; ister ‘girişimci’, ister ‘yönetici’ olun, siz, firmanın her birimini değil de sadece bir birimini yönetseniz, inanın, işleyiş açısından çok daha sağlıklı ve daha başarılı bir firma olacaksınız.

 

Anketimizin dördüncü sorusu “Firmanızda ‘muhasebe’, ‘finans’, ‘satınalma’ birimleri var mı?” idi:

Anadolu’da 1980’li yıllar ile başlayan üretim ve ticaret gelişimi, hızlı bir şekilde yol almış; ancak dönemin devlet politikaları, bu gelişime ayak uydurabilecek hızı yakalayamamıştır. Nitekim; ‘muhasebe’ ve ‘finans’ın meslek olarak değerlendirilesi de 1990’lı yıllarda başlamış ve firmalar, kendi sistemlerini kendileri kurmuşlardır. Fakat aradan geçen zaman içerisinde; Meslek Odaları (“Müşavirlik” ve “Yeminli Müşavirlik” odaları) ve Ticaret Odaları, gittikçe büyümekte olan firmaların ‘muhasebe’, ‘finans’, ‘satınalma’, ‘ürün bandı maliyetleri’, ‘ürün reçeteleri’ gibi gerekli altyapıyı oluşturmalarına yardımcı olamamıştır. Hâlen de firmalar için bu süreçlere dair gereksinimler; devlet katkısıyla değil, bu alanda uzmanlaşmış danışmanlık firmaları ile çözülmektedir. Bazı firmalar ise; ‘muhasebe’, ‘finans’ ve ‘satınalma’ birimlerine, sadece işlemlerin takibi görevini vermektedir. Oysaki; ‘finans’ birimi, aslında şirketin can suyudur. ‘Muhasebe’ ve ‘Satınalma’ birimleri ise, ‘Finans’ biriminin alt birimleridir. “Neden?” derseniz; Finans biriminin, üç aylık tahmini ödeme ve alacak tablosu çıkarıp firmaya para olarak yön vermesi veya bir yıllık bütçeyle, firmanın kısa ve uzun vadeli rotasını çizmesi gerekmektedir. Bu raporlamaları yaparken de bütün tahminî verileri, Muhasebe ve Satınalma birimlerinden almaktadır. Muhasebe biriminin şirket içinde olması, bu nedenle çok önemlidir.

Muhasebe birimi; firmanın alım ve satımlarında, vadelere göre para hareketleri, alacak ve ödeme hareketleri, maliyet ve kârlılık gibi analizler sonucunda, finans raporu oluşmasına en temel dayanak oluşturacak bilgileri toparlar.

Satınalma birimi ise; hem Muhasebe birimi ile hem de Finans birimi ile ortak çalışır. İhtiyaçları belirleyen, üretim ve saha olduğu için; bunların alacak ve ödeme dengelerinin sağlanacağı noktalar açısından, ‘Muhasebe’ ve ‘Finans’ birimleri, ‘Satınalma’ biriminin ortak çalıştığı iki birimdir.

Yaptığımız araştırmada; firmaların % 99’unun, bu sistemlerin, deneyimlerinden yola çıkan iş sahipleri tarafından oluşturduğunu gördük. Hâlen, bu sistemlerin de büyük bir çoğunluğunu, yine yöneticilerin oluşturacağını düşünüyoruz; çünkü, bu alanda destek olacak danışmanlık firmaları veya bu alana yönelik yenilikçi girişimler olmadığından; firmalar, kendi sorunları ile baş başa bırakılmaktadır.

Bu üç birimi neden bu kadar önemsediğimizi ve yapılanmalarda, bu sistemlerin neden bir danışman veya uzman müşavirce kurulması gerektiğini anlatmaya çalışalım:

Satınalma süreci; aslında satışla başlar. Firma; birtakım sipariş veya üretim işi aldığında, bütün birimler harekete geçer ve bu hareketlilik, firmanın bütününü etkiler.

Dolayısıyla; ilk sistem ihtiyacının yolu, satış ve üretim alanının, geriye doğru sistemli hâle getirilmesinden geçer. Çünkü; sipariş geldiği anda, satış elemanı stoklarını kontrol eder ve satışını yapar. Stoktaki ürün miktarı yetersiz veya stokta hiç ürün kalmamış ise; geri bildirim yaparak, üretimin başlaması için ilk adımı atmış olur. Stok ve depo sorumlusu; ihtiyaç duyulan malzemenin listesini satınalma birimine göndererek, ikinci adımı atmış olur. İş emrini alan satınalmacı; muhasebeden, gerekli doğruluk kontrolünü yapar, ardından, finanstan ödeme için gün veya ödeme şeklini öğrenir ve alım için araştırma yaparak, görevini yerine getirir.

Bu anlatımda; Koordinasyon olmadan, sağlıklı alım, üretim ve faydalı finans dengesi kurulamayacağını dikkate almamız, doğru bir yaklaşım olacaktır.

Kısacası; firmanızdaki veri sisteminizin, şu sorulara cevap vermesi gerekmektedir:

1- Aylık satış rakamım nedir ve hangi üründen, ne kadar satış gerçekleştirdim?

2- Satışlarımın ürün bazında maliyeti nedir? (Bunun cevabını bilemezsek; kârlı üretimimizin hangisi olduğunu, hangi üründen çıkmamız veya zarar ettiğimiz ürünü doğrudan alım ya da dışarıda üretim yaptırmamız gerektiğini bilemeyiz. Kârlılığımızı ve başarılı olduğumuz ürün gamlarından hangisini zarara götürdüğümüzü göremeyebiliriz.

3- İçerideki stok miktarı veya üretimde bekleyen malzemem ne kadar?

4- Alacaklarımın tahsilat durumu nedir? (Vadesinde tahsilat yapılıyor mu, yoksa alacaklarımı alamadığım için banka faizi mi ödüyorum?)

5- En önemlisi; kapasite kullanımım ideal mi, yoksa az kapasite veya fazla kapasite ile mi çalışıyorum?

6- Genel giderlerim neler; artışlar veya azalışlar nedir?

Finans biriminin firmaya vermesi gereken cevapların hedefi; firmanın kısa vadeli mali verileri değil, en az bir yıllık süreçte, firmaya yön veren bir mali disiplinin yapılandırılmasını sağlamaktır. Bu; firmanın doğru, kârlı ve maliyetleri minimumda tutan bir çalışma ile sürdürmesi anlamına gelir. Finans birimi; firmanın atacağı adımları, önceden, riski ve getirisi ile cevaplamalıdır.

Muhasebe sisteminin ise; firmanın her kalemini, doğru analizle cevap verecek şekilde işlevsel hâle getirilerek, firmanın bütün artı ve eksileri ile yorumlanmasını mümkün kılan yapıda kurulması ve kullanıcılarına doğru cevaplar vermesinin sağlanması gerekmektedir. Buna ek olarak; bir “veri bankası” görevini yapması da beklenmelidir. Unutmayınız ki; kurmuş olduğunuz veya kuracağınız sistem, gelişime açık, fakat değişikliğe kapalı olmalıdır. Kurumlar kalıcı fakat kullanıcılar geçicidir. Sistem kurmadaki amaç; her yeni göreve başlayan kişinin kendi sistemini değil, var olan sistemi geliştirmesini sağlamaktır. Bu yaklaşımın temel ilkesi; çalışanlarda, ‘ben merkezli sistem’ değil, ‘kurum merkezli sistem’ oluşturma bilincini oluşturmaktır.

 

Anketimizin beşinci sorusu, “Firmanızda ‘ürün’ veya ‘şantiye’, sisteminiz var mı?” idi:

Ürün veya şantiye maliyet sistemi oluşturmak, hayli güç görünse de kurulması ve uygulanması kolay bir yapılanmadır.

Örneğin; firmanızın bünyesinde mühendis veya ürün sorumlusu, onlar yoksa, imalat şefinizin var olduğunu düşünelim…

Yapılması gereken; imalathane veya şantiyenin kullandığı 15 ana kalemi belirlemek ve diğerlerini, ortak bir yerde izlemektir. Bir başka ifadeyle; üretim sürecinde kullanmakta olduğunuz ana kalemleri belirleyip diğerlerini ilk aşamada ölçerek, ilerleyen zamanda da ayrıntılarını çıkarmaktır.

Bu işlem; inşaat firmaları için, ‘1 ay belirleme, 3 ay da sistemi diğer çalışanlar ve saha ile organize etme’yle tamamlanacaktır. Üretim için ise; ‘3 ay ürün reçetesi çıkartmak, 3 ay da çalışanları buna göre adapte edip sistemi çalıştırmak’ yeterli olacaktır. Ortalama bir yılın sonunda; artık hem bir ürün reçeteniz, hem de şantiye maliyet sisteminiz olacaktır. Bu çalışmaların sonunda; ilerleyen yıllarda firmanız için daha verimli ve maliyeti en alta çeken çalışmalar olacağı gibi, firmayı geleceğe taşıyacak birer ‘muhasebe’, ‘finans’ ve ‘üretim bandı’ sistemi olacak ve bu sistem, değişime her an açık bir yapıda olacaktır. Buradaki en önemli konu; firmanızda soran ve sorgulayan bir yapıya geçiş yaptığınızda, kontrol ve denetim, kişilerde değil, sistemde olacak ve siz, sadece sistemi izleyerek, kişiler ve birimler üzerinden analiz yapabileceğiniz gibi, ürünler ve saha içinde, gerekli analizlere ulaşabileceksiniz. Böylece; sürekli iş başında bulunmayacak, kendiniz ve sevdikleriniz için de fırsat ve zaman yaratmış olacaksınız.

 

Anketimizin altıncı sorusu olarak, “Muhasebe, Finans biriminiz veya Mali Müşaviriniz ya da Yeminli Müşaviriniz, aylık gelir-gider tablosu yapıyor mu?” sorusunu yönelttik:

Firmalarda en tehlikeli olan; firma sahibinin, “şirket körlüğü” değimiz bir düşünsel hataya girdiğini görmektir. Nedir bu “şirket körlüğü”? Diyelim ki, bir sisteminiz var ve sürekli kontrol ediyorsunuz. Ayrıca şirketin başarılı olduğunu düşünüyor, yatırım yapıyor veya makine parkınızı güncelliyorsunuz. Faaliyet alanınız ile ilgili araştırmaları da yeterince yapıyorsunuz. Kısacası, sisteminiz bir saat gibi işliyor ve her şey yolunda görünüyor… Acaba, gerçekten öyle mi? Dikkatli bakın etrafınıza… Sizinle çalışan arkadaşlar; raporlarınızı, sizin göremeyeceğiniz veya anlayamayacağınız bir şekilde sunabilir veya aktarabilir. Sizden maaş alan çalışanların raporu, olumlu olmayabilir veya gerçeği yansıtmayabilir ya da hiç rapor verilmiyor olabilir. Bu durumda da sizi, dışarıdan bir gözün yönlendirmesi ve uyarması gerekebilir. Bu nedenle; çalışmakta olduğunuz danışman veya müşavirlerinizden gereken raporları isteyin. Bu araştırma raporumuzun bize göre en ilginç sonucu; her firmanın çalıştığı bir avukat, mali müşavir ve yeminli müşavir olduğu hâlde, hiçbir yöneticinin, ayda bir defa bile ortak toplantı aldığını duymamamızdı. Size tavsiyemiz; her zaman olduğu gibi, firmanızı sizden başka birinin asla sizin gibi savunamayacağını unutmamanız. Siz güçlü iken yanınızda olanları; zayıf anlarınızda ve başarısızlıklarınızda yanınızda görmeniz, zor olacaktır. Bu nedenle; ayda bir kez ve yarım gün, avukatınızı, mali müşavirinizi ve yeminli müşavirinizi toplantıya davet edip işlerinizle ve şirketinizle ilgili bilgileri alın ve önemli konularda da ayrıca bilgilendirme istemekten çekinmeyin. Çünkü; ancak bu şekilde, ‘işletme körlüğü’ne kapılmadan, yolunuza devam edebilirsiniz.

 

Anketimizin yedinci sorusu; “Muhasebe ve Finans birimleriniz ya da Mali Müşaviriniz veya Yeminli Müşaviriniz, firmanız için, aylık finans tablosu hazırlıyor mu?” şeklindeydi:

“Finans tablosu”, ‘işletmenin maddi hareketlerinin, aylık olarak izlendiği, kısa vadeli ödeme dengeleri tablosu’ olarak tanımlanabilir. Bir ‘nakit akış’ tablosudur. Firmanız ticaret yaparken, kazanç veya tahsilatla mı ödeme yapıyorsunuz veya öz varlık kullanarak mı? Bunların dışında; firma ödemeleri, kredi kullanılarak mı yapılıyor?

Finansın amacı; paranın, varlık kaybına yol açmadan ve firma için belirlenmiş politikalar doğrultusunda yönetilerek, firmanın, kendi ihtiyaçlarını para olarak karşılamasını sağlamaktır. Eğer firmanız, kredi kullanarak ya da şirket sahiplerinin mal varlıklarını veya şirketin varlıklarını satarak karşılıyorsa; finans tablosu, firma politikasının hatasının ne olduğunu, size söyleyecektir. Alınacak en önemli cevap ise; ‘küçülme’, ‘maliyetleri yeniden gözden geçirme’, ‘satışları gözden geçirme’, alımları gözden geçirme’, ‘satışların ve alımların vadesini gözden geçirme’ veya ‘ilgili ürünün üretiminden vazgeçme’ gibi kararlardan bir veya birkaçını tercihte etkili olacaktır. Unutmayalım ki; “büyüme” ancak kredi ile veya kârla mümkündür ama firma kredi ile büyüyor ve kazançlarını kredi faizi ödeyerek gerçekleştiriyor ise; yeniden yapılanma düşünülmelidir. Bankanın verdiği kredi kadar büyük firma olup bankaya bağlı kalmaktansa; kârla büyüme ve genişleme için adım atılmalı ve gerekli önlemler alınmalıdır.

 

Anketimizin sekizinci sorusu: “Muhasebe biriminiz, yöneticiniz, finans biriminiz ya da mali müşaviriniz veya yeminli müşaviriniz şirketiniz için yıllık bütçe hazırlıyor mu?”:

Bu soruyla sorgulanmak istenen; firma yönetiminin, ne kadar planlı çalıştığı ve geleceğe dair ne kadar öngörü ile hareket ettiği idi… Aldığımız cevapların ortak noktası; ülke ekonomisinin değişken ve kırılgan olmasından dolayı, kısa vâdeli bütçe çıkartmanın mümkün olmadığı ve üstelik böyle bir çalışmanın nasıl yapılacağının bilinmemesiydi.

Yıllık bütçenin nasıl yapılacağını kısaca anlatacak olursak; ‘sabit giderlerin yıllık toplamı’, artı, ‘üretim ve değişken giderlerinizin ortalama maliyeti’ şeklinde ifade edebiliriz. Aynı bütçe, inşaat firmaları için, ‘sabit büro giderleri’, artı, ‘inşaatın tahminî maliyeti’ olarak hazırlanır. Firma sahipleri böyle kaba bir bütçe çıkardığında; satış hedeflerini de gözeterek, bir sonraki yıl neye ihtiyacı olduğunu veya yatırım düşünüyorsa, ne kadar harcama yapabileceğini ya da neye yatırım yapmak istiyor ise, satışlarını buna göre artırıp hedeflenen bütçeyi yakalamalıdır.

Raporumuzun özü; tamamen geleceğe dair planlama yapmaya ve firmaya, bu planlamalar doğrultusunda yön vermeye yöneliktir. Bu strateji; aslında aylar itibariyle almanız gereken önemli karar ve hamlelerde, size çok yardımcı olacaktır.

Hepimizin bildiği “Küçük de olsa, bir planınızın olması, hiç olmamasından iyidir.” sözünü hatırlatarak, sorularımıza ve cevaplara devam ediyoruz.

 

Anketimizin dokuzuncu sorusu; “Firmanızın 2015 yılına dair planı veya stratejisi nedir?”:

Bu soruya, %93 oranında “Evet planımız var… İşleri büyütmek…” cevabını aldık. Fakat, nasıl başaracaklarını sorduğumuzda, sadece, “Satışları artırarak…” cevabını aldık. Beklentimiz; bir eylem planı ve ona dair bir yol haritasını dinlemekti. Gerçi, aldığımız cevabı da yadırgamadık; çünkü, Anadolu firmaları danışmanlıklara bütçe ayırmadığı için, bu çalışmaları nasıl olacağı konusunda bir girişimin bulunmaması, elde ettiğimiz öncü nedenlerden biriydi… Ancak; bu tür çalışmaları yapan firmaların olması ve gelişmesi durumunda; firma yönetimi daha kolay ve sistemli olacaktır. Amacımız sizi suçlamak değil. Uluslararası ticaretin, bunları yönlendirmeyen Sanayi Odaları, Ticaret Odaları, KOSGEB, bakanlıklar, avukatlar, mali müşavirler, yeminli müşavirler gibi vs. dünya ticaretinin % 80’inin, danışmanları olmadan ya da fikir almadan ticaret yapmadığının bilincinde olunması… Doktorluk; sadece hastalık için değil, ticaret için de geçerlidir. Plan yapılacaksa; kısa da olsa, yazı ve rakamların etrafı çizilmelidir. Çok fazla teknik yazmadan, kısa ve öz planlama; başlangıçta çok işinize yarayacak ve sonrasında da geliştirilmesi kolay olacaktır. Bunları siz yapamıyorsanız; çalışanlarınızdan yapmalarını isteyin ve eğer onlar da yapamıyorsa, yapacak elemanlar ile çalışın.

Maliyetin artmasının; zarar değil, değişim olduğuna inanın. ‘Başarısız bir kadrom var!” diyorsanız, değiştirmekten çekinmeyin… Dikkat! Eğer değişimi bu yıllarda yapamazsanız; ya ticaret bir gün sizi değiştirecek, ya da gelecekte ticarette kalmanız mümkün olamayacaktır.

 

Anketimizin onuncu ve son sorusu ise; “Şirketinizin 2020 planı veya stratejisi nedir?”:

Aslında, dokuzuncu sorudan sonra, bu sorunun cevabını hiç bulamadık. O nedenle yazılabilecek bir sonuç çıkmadı. Fakat geçmişten günümüze ulaşan, net bilgilere sahip olunmadan, gelecek de hayâl edilemez. Yerinizde olsak; bir kâğıt kalem alıp kendi firmamızın artı ve eksilerini bir kenara not eder, neye ihtiyacımız var ise onun tespitini yapar, gelecek beş yılda ne olmak istiyorsak not eder ve değişime başlardık.

Kendimden örnek vereyim:

Ben; Yozgat ilinin Kaşkışla Köyü’nde, 1980 yılında doğdum. Çiftçi bir ailenin 5 çocuğundan biriyim. Ailemin girişimci çevresi yoktu ama biraz emekle, işlerimi belirli noktalara getirdim. Büyük şehri 1998 yılında gördüm. Ankara’da Açık Öğretim Fakültesi’nde okurken, aynı zamanda staj yaptım ve 2004 yılında Mali Müşavir olup kendi ofisimi açtım. Mesleğimi icra etmeye başlayalı 10 yıl oldu… Şu anda, özel sektöre, Mali Müşâvir ve Denetçi olarak hizmet veriyorum.

Kendimi mesleğimde ve işimde gördüğüm önümüzdeki 5 yıl içerisinde; 2 katlı bir ofisim ve yanımda çalışan 25’e yakın Mali Müşavir olacak.

İki yıldır üzerine çalıştığım “Anadolu firmaları neden markalaşamıyor ve kurumsallaşamıyor” araştırmasının sonucu; Anadolu’da, gelişmekte olan firmaları yönlendirecek bir danışmanlık şirketinin olmadığını gördüm.

2015 yılından itibaren, ofisimde bir birim daha oluşturuyorum. Şimdilerin moda ismi “Şirket Koçluğu” hizmeti ve bu hizmet içerisinde, “Yönetim Danışmanlığı”, “İnsan Kaynakları”, “Muhasebe ve Finans”, “Üretim ve Maliyet Bandı Oluşturma”, “Pazarlama” ve son olarak da “Strateji Geliştirme” alanlarında hizmet vereceğim. Maliyetleri yüksek olduğu için, ilk yıl “Yönetim Danışmanlığı”, “İnsan Kaynakları”, “Muhasebe ve Finans”, “Strateji Geliştirme”yi kendi bünyemde, “Üretim Bandı” ve “Pazarlama”yı da firma bünyesinde istihdam ederek, Anadolu’da 3 yıl içerisinde ‘başarılı’, 5 yıldan sonra ise, ‘rüştünü ispatlamış bir danışmanlık şirketi’ olmak, öncelikli hedefim.

Yaptığımız bu girişimin tek farkı; bir bütün halinde hizmet vermesi.

Bütün bunları neden anlattım? Planlamanın, başarıya giden yolun yarısı olarak görülmesi gerektiğine inandığım için… Bazen, kitaplarda yazanlar, bizim ülke insanımıza ve kültürümüze uymaz… İşte ben de bu nedenle, 10 yıllık deneyimimi ve araştırma verilerimi sizinle paylaşmak istedim.

Bu yazdıklarımın, size de katkı sağlaması dileğiyle…

 

Özkan UZEL
Bağımsız Denetçi ve Mali Müşavir

[yukarı]

Cevap Yaz

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir